I biblioteksoversigten over kvalitetssikring og sikkerhedsinspektioner kan du tilføje dine egne biblioteker, såsom tjeklister og inspektionslister. Se instruktionsvideoen nedenfor eller læs forklaringen nedenfor.
Bemærk! De ændringer, du foretager i et bibliotek, gælder på virksomhedsniveau. Det betyder, at ændringerne i et bibliotek gennemføres i alle projekter, som biblioteket er knyttet til.
Forklaring
Kapitler
Tilføj bibliotek
Log ind på Kvalitetssikring-portalen og klik på 'Biblioteker' i hovedmenuen. Vælg Kvalitetssikring eller Sikkerhedsinspektion for at åbne biblioteksoversigten.
Klik på 'Mere' øverst til højre i biblioteksoversigten og vælg 'Tilføj bibliotek'.
Titel og bemærkning: Giv biblioteket en klar titel og tilføj eventuelt en bemærkning. Bemærkningen vises på informationsarket i optagelsesrapporten.
Sortering: Du kan vælge at sortere PDF-optagelsesrapporten efter optagelsespunkter, bibliotekskodning, byggnummer eller rumbetegnelse. Sortering efter optagelsespunkter betyder, at det først noterede optagelsespunkt kommer øverst og det sidst noterede optagelsespunkt nederst. Sortering efter bibliotekskodning, byggnummer eller rumbetegnelse betyder, at optagelsespunkterne grupperes efter den valgte sortering.
Optagelsespunkter: Angiv, om PDF-optagelsesrapporten fra dette bibliotek skal vise alle optagelsespunkter eller kun de ikke-afkrydsede optagelsespunkter.
Standard: Derefter kan du vælge, om biblioteket skal tilføjes som standard til nye projekter.
Obligatoriske svar: Angiv, om obligatoriske svar skal udfyldes for at rapporten kan færdiggøres.
Synlig: Markér, om biblioteket skal være synligt for app-brugere.
Klik på 'Gem' for at tilføje et nyt bibliotek.
Eksporter bibliotek til Excel
En ny bibliotek har endnu ingen kapitler, underkapitler og kvalitetskontrolspørgsmål. Disse tilføjer vi ved hjælp af Excel. Der er to muligheder for dette:
Tom skabelon
Download en tom importfil ved at klikke på 'Tom skabelon'.
Eksporter eksisterende bibliotek
Vælg et eksisterende bibliotek. Klik på 'Mere' og vælg 'Eksporter bibliotek'.
Biblioteket downloades som Excel-format (.xlsx).
Valgmuligheder for eksport af et eksisterende bibliotek
Synlige linjer: I biblioteker kan du gøre linjer usynlige, så de ikke vises ved en optagelse. Du kan vælge ikke at medtage de usynlige linjer ved eksport.
Uden spørgsmålstitler: Hvis du markerer denne mulighed, medtages kun titlerne på kapitlerne og underkapitlerne. Titlerne på spørgsmålene forbliver tomme.
Svaralternativer: Ud over svaralternativerne findes der også alternativer som 'Foto obligatorisk'. Hvis du ønsker at medtage disse alternativer i eksporten, skal du sætte et flueben her.
Tilpas bibliotek i Excel
I dette eksempel redigeres et eksisterende bibliotek.
Åbn Excel-filen.
Biblioteket består af kapitler, underkapitler og kontrolspørgsmål med tilhørende svar.
Du kan vælge at tilpasse de nuværende kapitler efter ønske eller tilføje et helt nyt kapitel.
Tilføj nyt (under)kapitel og kontrolpunkt
Føj et antal nye linjer oven på et eksisterende kapitel.
Kodning & Titel
Den første kolonne i Excel-filen er bibliotekskodningen. Hver kodning skal være unik for at kunne bruge biblioteket.
Kapitel: Et kapitelkode består af tre cifre. For eksempel: 050. Derefter giver du kapitlet en titel i den anden kolonne.
Underkapitel: I reglen under dette tilføjer du et underkapitel. Underkapitler har til formål at skelne mellem forskellige kvalitetskontrolpunkter under et kapitel. Koden for underkapitlet er de tre cifre i kapitlet, et punkt og derefter to cifre. For eksempel: 050.01. Giv underkapitlet en titel i den anden kolonne.
Beskrivelse: I den næste linje skriver du en beskrivelse af et kvalitetskontrolpunkt, der hører under dette underkapitel. Koden består af kapitelkoden, underkapitelkoden efterfulgt af et punktum og to cifre. For eksempel 050.01.00. I den anden kolonne skriver du beskrivelsen.
Handling
Kolonnen 'Handling' angiver, hvilken handling personen skal udføre, når vedkommende besvarer spørgsmålet. For eksempel: Vis status for kvalitetskontrolpunktet. Handlingen kan ses, når kvalitetskontrolpunktet besvares.
Is/standard
I kolonnen 'Krav og standard' kan du eventuelt tilføje et krav eller en standard til en regel. Du kan vælge at tilføje URL'en til et link til f.eks. et online dokument, hvor en standard er angivet. Dette link kan klikkes på i appen.
Frekvens
I kolonnen 'Frequency' kan du angive, hvor ofte et kontrolpunkt skal vurderes.
Bemærkning
I kolonnen 'Bemærkning' kan du tilføje en bemærkning, der er synlig for personen, når kvalitetsstyringspunktet noteres. Ligesom med krav og standarder kan du her tilføje et link til f.eks. et OneDrive-dokument.
Du kan slette alle kapitler, underkapitler eller kvalitetskontrolpunkter, som du ikke har brug for, fra Excel-filen. Når du har udfyldt alt efter ønske, kan du gemme Excel-filen og importere den til dit nye bibliotek.
Type svar & svarmuligheder
Derefter noterer du den type svar, som personen kan give. Du kan vælge mellem: et valg svar, et tekst svar, et tal eller et beløb.
Ved et valg svar skal du notere de svarmuligheder, som personen kan give. De svar, du bruger, skal være kendt i portalen. For at finde ud af, hvilke valg svar du kan bruge, går du tilbage til portalen og klikker på 'Indstillinger'. Her klikker du på 'svar'. Se, hvilke svarmuligheder der er, eller tilføj nye svarmuligheder.
Hvis du ønsker at give mere end tre valgmuligheder, kan du vælge at tilføje en ny svarkolonne manuelt.
Tekstbaserede svar eller svar med et tal eller et beløb kræver ikke et svarvalg. Disse felter kan du lade være tomme.
Er obligatorisk
Angiv med 'ja' og 'nej', om spørgsmålet skal besvares for at kunne fuldføre optagelsen. Gør det samme for kapitlerne og underkapitlerne.
Er synlig
Angiv desuden med 'ja' og 'nej', om reglen skal være synlig i biblioteket. Gør det samme for kapitlerne og underkapitlerne.
Importér Excel-fil
Til dette går vi tilbage til kvalitetssikringsbiblioteket.
Vælg din nye bibliotek, og klik på 'Mere'. Vælg 'Importer bibliotek'.
Klik på Vælg fil og vælg Excel-filen. Klik på Importer. Når du har importeret biblioteket, kan du tilføje det til projekter.